Módulo 4: Sistema de Gestión por Audiencias

Estimado(a) participante:

En este módulo abordaremos el Sistema de Gestión por Audiencias, un modelo organizacional que transforma la manera en que opera el despacho judicial especializado en niñez y adolescencia. Comprenderá cómo se estructura el juzgado, las funciones de cada unidad y el papel fundamental del equipo técnico multidisciplinario que apoya la labor jurisdiccional.

El conocimiento de esta estructura es esencial para garantizar un servicio de justicia eficiente, coordinado y centrado en la protección integral de los derechos de niños, niñas y adolescentes.

El Marco Normativo como Soporte del Modelo

El marco normativo analizado en el Módulo 1 sustenta la implementación de la justicia especializada. El Acuerdo 74-2017 de la Corte Suprema de Justicia define las atribuciones de cada cargo dentro del despacho judicial y establece las bases del modelo de gestión por audiencias.

Los elementos clave de este modelo son:

• Consolidación del modelo de gestión por audiencias: Las audiencias orales constituyen el eje central del proceso, garantizando inmediación, concentración y celeridad.
• Definición de atribuciones por cargo: El Acuerdo 74-2017 CSJ establece funciones claras y diferenciadas para cada posición dentro del juzgado.
• Separación de funciones jurisdiccionales, administrativas y técnicas: Cada ámbito tiene responsables específicos, evitando la sobrecarga del juez con tareas no jurisdiccionales.
• Estructuras organizacionales homogéneas: Todos los juzgados especializados comparten la misma estructura funcional, asegurando estándares uniformes de atención.
• Fortalecimiento de sistemas informáticos: Los sistemas SGT y Módulo NNA apoyan la gestión, registro y seguimiento de los casos.
• Áreas recreativas y condiciones de protección: Los juzgados cuentan con espacios lúdicos diseñados para el bienestar de los NNA durante su permanencia.
• No confrontación con agresores: Se garantiza que los NNA no sean expuestos a situaciones de confrontación con presuntos agresores.
• Cambio de paradigma: Este modelo garantiza el acceso efectivo a la justicia para niños, niñas y adolescentes, superando las limitaciones del modelo tradicional.

Funciones de los Juzgados de NNA (Art. 104 PINA)

De conformidad con el artículo 104 de la Ley de Protección Integral de la Niñez y Adolescencia (PINA), los Juzgados de la Niñez y la Adolescencia tienen las siguientes funciones:

1. Conocer, tramitar y resolver aquellos hechos o casos remitidos, denunciados o conocidos de oficio, que constituyan una amenaza o violación a los derechos de la niñez y adolescencia.
2. Conocer y resolver los casos remitidos por las Juntas Municipales de Protección Integral cuando se trate de niños o niñas menores de trece (13) años que presuntamente hayan transgredido la ley penal, disponiendo únicamente medidas de protección, sin que en ningún caso pueda decretarse la privación de libertad.
3. Conocer y resolver los casos remitidos por las Juntas Municipales de Protección Integral de la Niñez y la Adolescencia.
4. Remitir informes estadísticos mensuales a la Sección de Estadística del Organismo Judicial sobre los procesos conocidos.
5. Ejercer el control jurisdiccional de las medidas provisionales dictadas en favor de la niñez y adolescencia amenazada o violada en sus derechos.
6. Las demás funciones que le asigne la ley.

Jueces y Juezas

El Juez o Jueza es el/la titular del órgano jurisdiccional y se ocupa EXCLUSIVAMENTE de las funciones jurisdiccionales. Este es un principio fundamental del modelo de gestión por audiencias: la separación entre lo jurisdiccional y lo administrativo.

Las funciones administrativas del juzgado recaen en el Secretario o Secretaria, quien actúa como jefe/a administrativo del despacho. De esta manera, el juez puede concentrarse plenamente en la resolución de casos, la celebración de audiencias y la protección efectiva de los derechos de NNA.

Auxiliares Judiciales — 4 Unidades Funcionales

El personal auxiliar se organiza en cuatro unidades funcionales, cada una con un responsable y funciones específicas:

1. Unidad Gerencial/Administrativa (Secretario/a)

El Secretario o Secretaria es el/la jefe/a administrativo del despacho judicial, responsable de la organización y coordinación de todas las unidades.

Objetivo: Ejercer como jefe/a administrativo del despacho judicial, en su calidad de auxiliar judicial, velando por la efectiva organización del mismo para garantizar estándares de alta calidad en la gestión y eficiencia del servicio frente a las personas usuarias, estando a cargo de la planeación, dirección, control, coordinación y evaluación periódica de las funciones del personal a su cargo.

Funciones principales:

1. Integrar las unidades administrativas y verificar la funcionalidad de las mismas.
2. Coordinar con la Secretaría de Protección para la Niñez y Adolescencia y Justicia Penal Juvenil respecto al cumplimiento de las funciones que deberá desempeñar el personal técnico del despacho (en las áreas de Psicología, Trabajo Social y Pedagogía, así como el personal que integra el área lúdica) quienes dependerán de la Secretaría de Protección para la Niñez y Adolescencia y Justicia Penal Juvenil, pero al servicio de los órganos jurisdiccionales asignados, en virtud de lo cual estarán sujetos al jefe administrativo del despacho.
3. Velar por la efectiva prestación de los servicios comunes. Tendrá a su cargo los servicios administrativos de apoyo a la función judicial y la coordinación intra e interinstitucional.
4. Elaborar la estadística mensual u otras, según se requiera en los formatos respectivos y remitirlos durante los primeros 5 días hábiles del mes al CIDEJ y de forma semanal a la Secretaría de Protección para la Niñez y Adolescencia y Justicia Penal Juvenil.
5. Llevar el registro de asistencia del personal (incluyendo a los pasantes del juzgado) y tomar las medidas disciplinarias cuando corresponda de acuerdo a su competencia.
6. Verificar el uso obligatorio y actualización de los registros informáticos (SGT, Módulo NNA y cualquier otro sistema de registro que se implemente).
7. Verificar que la(s) sala(s) de audiencias, las estaciones administrativas de trabajo y las demás instalaciones del despacho judicial estén ordenadas, limpias y libres de contaminación visual innecesaria.
8. Verificar que la unidad de comunicaciones lleve el control de los diferentes plazos que establece la ley.
9. Verificar que la unidad de comunicaciones realice los recordatorios a los sujetos procesales para garantizar el éxito de las audiencias.
10. Verificar que la unidad de audiencias cumpla con gestionar la presencia del intérprete cuando sea necesario.
11. Verificar que la unidad de audiencias cambie el estado de las audiencias (de programadas a celebradas, suspendidas u otro) en el sistema informático vigente.
12. Verificar que la unidad de audiencias cumpla con la entrega de audios y razones de audiencia a las partes.

2. Unidad de Atención al Público (Comisario/a)

Objetivo: Atender, informar y ubicar al público y usuarias/os en general en las instalaciones del juzgado, así como recibir, registrar y distribuir los expedientes y documentos que ingresen y egresen del juzgado.

Funciones principales:

1. Atender a las personas usuarias del sistema de justicia con calidad y calidez y brindar la información requerida.
2. Ingresar y ubicar a las partes –y otras personas que intervienen– en el lugar que les corresponde, función que debe ser coordinada con la Unidad de Audiencias.
3. Imprimir y colocar en un lugar visible la agenda de audiencias o verificar que la pantalla despliegue la calendarización correspondiente de las audiencias.
4. Recibir y registrar procesos nuevos, procesos provenientes de otros juzgados, documentos y correspondencia, clasificándola e incorporándola a la carpeta que corresponda.
5. Enviar, por la vía que corresponda, documentos y correspondencia.
6. Trasladar a la Unidad de Comunicaciones y Notificaciones al usuario para que presente requerimiento verbal.
7. Contribuir reproduciendo fotocopias, cuando sea necesario.
8. Custodiar y resguardar el archivo de carpetas judiciales en trámite y finalizadas (mientras estas últimas no sean remitidas al Archivo General).
9. Elaborar y actualizar el registro de los sujetos procesales. En el caso de NNA vulnerada en sus derechos, mantener en reserva su identidad (Esta reserva aplica frente a terceros, por lo que el/la asistente una vez registrados los datos del NNA en el sistema informático, deberá manejar la información con la debida diligencia y en total reserva para las personas ajenas al proceso). Dicho registro deberá contener: los datos necesarios de acuerdo al perfil de ingreso de toda carpeta judicial y como mínimo debe incluir: domicilio, número telefónico, fax, correo electrónico, u otro medio expedito de comunicación, función en coordinación con Unidad de Audiencias.
10. Actualizar la información, foliación y sello de la carpeta judicial en las funciones que le correspondan (de forma física y electrónica).

3. Unidad de Comunicación (Notificador/a)

Objetivo: Recibir los requerimientos formulados y ser el enlace de comunicación entre los sujetos procesales y el órgano jurisdiccional para garantizar estándares de alta calidad y eficiencia del servicio.

Funciones principales:

1. Llevar la agenda del juzgado, calendarizando las audiencias dentro de plazo razonable.
2. Recibir y registrar los requerimientos de audiencia, para su calendarización en la agenda del juzgado, asentando en el acto la razón correspondiente.
3. Comunicar al requirente, en el mismo acto y por el mismo medio, de la fecha y hora de la audiencia programada.
4. Convocar inmediatamente a la audiencia programada vía telefónica o por el medio más expedito a los demás sujetos procesales e intervinientes, debiendo entregar, a quién solicite, constancia de la razón extendida. (Es necesario considerar que debe proporcionarse la información suficiente a los sujetos procesales, como la fecha, hora y objeto de la audiencia. Además, debe instarse a los sujetos procesales a manifestar que han comprendido el contenido del mensaje).
5. Realizar los recordatorios, únicamente a las personas particulares que sean sujetos procesales, un día antes de la celebración de la audiencia, dejando constancia sencilla en la carpeta judicial.
6. Comunicar las citaciones a las partes a través de medios expeditos y asentar la razón correspondiente.
7. Agendar inmediatamente las audiencias cautelares o privilegiadas.
8. Comunicar inmediatamente a la Unidad de Audiencias la calendarización de las audiencias cautelares o privilegiadas (particularmente aquellos casos que requieren urgente tutela judicial en materia de protección de la niñez y adolescencia amenazada o violada en sus derechos humanos).
9. Remitir la programación vía fax o medio electrónico a las instituciones del sector justicia y a personas que lo requieran.
10. Comunicar a las partes que no estuvieron presentes por las vías que correspondan, la reprogramación de las mismas, cuando las audiencias no se hubiesen celebrado.

4. Unidad de Audiencias (Oficial)

Objetivo: Garantizar las condiciones necesarias para la celebración y registro de las audiencias; previo, durante y después del desarrollo de las mismas, como también el resguardo y reserva de los registros de la audiencia.

Funciones principales:

1. Calendarizar las audiencias señaladas por el/la juez/a durante el desarrollo de las audiencias. Para el efecto deberá coordinar el uso de la agenda única con la Unidad de Comunicaciones y Notificaciones.
2. Verificar diariamente el buen funcionamiento del equipo de cómputo y audio de la sala de audiencias, previo a las mismas, y todos aquellos medios e insumos necesarios para la realización de la audiencia. Comunicando a donde corresponda en caso encuentre algún inconveniente.
3. Realizar las diligencias administrativas correspondientes cuando se requiera el uso de videoconferencia.
4. Actualizar la información y foliación de la carpeta judicial en las funciones inherentes al cargo (de forma física y electrónica).
5. Trasladar los expedientes o carpetas judiciales a el/la juez/a previo a la realización de la audiencia.
6. Utilizar y actualizar la hoja de ruta electrónica o física en el traslado de las carpetas judiciales.
7. Acompañar el ingreso o retiro de la sala de audiencias a las personas convocadas y ubicarlas en su respectivo lugar (en coordinación con la Unidad de Atención al Público).
8. Verificar, previo a la realización de una audiencia, cuando sea procedente, que se hubieren practicado las comunicaciones y notificaciones que garanticen la celebración de la audiencia.
9. Verificar, previamente, la presencia de las partes para la celebración de la audiencia, solicitando la presentación del documento de identificación.
10. Instruir a los sujetos procesales sobre el buen uso y manejo del equipo de audio de las salas de audiencia.

1. Psicólogos/as

Objetivo del puesto: Brindar atención especializada a los niños, niñas o adolescentes que acuden al juzgado antes, durante y después de la audiencia, para que le permita al niño/a conocer el proceso, participar del mismo y comprender las decisiones judiciales, evitando en todo momento su re-victimización, así como dar seguimiento en el ámbito de su materia a las medidas cautelares y definitivas dictadas por el/la juez/a, esto último cuando fuere necesario. Asesorar al juez/a para cumplir el principio de justicia especializada orientada a adolescentes en conflicto con la ley penal, en la resolución de los casos que se presentan al despacho judicial.

Principales atribuciones:

1. Permanecer al servicio de los órganos jurisdiccionales asignados, de acuerdo a las necesidades del juzgado y sujetos al jefe administrativo del despacho.
2. Llevar el registro y control de los casos que les han sido asignados.
3. Apoyar a la administración del despacho en coordinación con la Secretaría de Protección para la Niñez y Adolescencia y Justicia Penal Juvenil y el/la Secretario/a del juzgado, en la realización de actividades de convivencia e integración con los integrantes del equipo técnico multidisciplinario y el resto del juzgado que fomenten la salud mental y las relaciones humanas del personal.
4. Participar en representación del juzgado, en reuniones de trabajo tanto institucionales como interinstitucionales relacionadas con el área psicológica y con la problemática de niñez y adolescencia y de adolescentes en conflicto con la ley penal.
5. Brindar la atención con calidad y calidez a todas las personas usuarias del despacho judicial.
6. Apagar debidamente el equipo de oficina y aparatos eléctricos que tengan en uso, al finalizar la jornada laboral (Vg. computadora, impresora, fotocopiadora, aire acondicionado, calentadores, etc.)
7. Apoyar y colaborar en casos excepcionales con las demás unidades técnicas de trabajo, cuando sea necesario para garantizar un servicio efectivo y continuo.
8. Desarrollar todas las actividades inherentes al cargo y las que le asigne la Corte Suprema de Justicia por medio de normas legales, reglamentos internos, acuerdos y/o circulares.

2. Trabajadoras/es Sociales

Objetivo del puesto: Asesorar al juez/a para que sus decisiones estén orientadas a una atención integral de las niñas, niños y adolescentes amenazados y violados en sus derechos o adolescentes en conflicto con la ley Penal. En el caso de niñez amenazada o violada en sus derechos humanos, supervisar y controlar el cumplimiento efectivo de las medidas dictadas por el/la juez/a.

Principales atribuciones:

1. Permanecer al servicio de los órganos jurisdiccionales asignados, de acuerdo a las necesidades del juzgado y sujetos al jefe administrativo del despacho.
2. Recibir, registrar y realizar el seguimiento y supervisión a los casos asignados.
3. Elaborar y presentar a la Secretaría de Protección para la Niñez y Adolescencia y Justicia Penal Juvenil, con copia al Secretario/a del Despacho, la programación (mensual y/o semanal) del trabajo de campo y de oficina.
4. Elaborar informe estadístico mensual que contenga información relacionada con las actividades realizadas en el desempeño de su trabajo, el cual será requerido por la Secretaría de Protección para la Niñez y Adolescencia y Justicia Penal Juvenil, con copia para el/la secretario/a o administrador/a del despacho.
5. Cumplir las supervisiones ordenadas por otras judicaturas por medio de exhortos, de conformidad con la circunscripción municipal donde tenga su sede el juzgado.
6. Participar en reuniones de coordinación inter-institucional para garantizar el bienestar social del niño, niña o adolescente (amenazado o violado en sus derechos o adolescentes en conflicto con la ley penal), cuando sea requerido.
7. Brindar la atención con calidad y calidez a todas las personas usuarias del despacho judicial.
8. Apagar debidamente el equipo de oficina y aparatos eléctricos que tengan en uso, al finalizar la jornada laboral (Vg. computadora, impresora, fotocopiadora, aire acondicionado, calentadores, etc.)
9. Apoyar y colaborar en casos excepcionales con las demás unidades técnicas de trabajo, cuando sea necesario para garantizar un servicio efectivo y continuo.
10. Desarrollar todas las actividades inherentes al cargo y las que le asigne la Corte Suprema de Justicia por medio de normas legales, reglamentos internos, acuerdos y circulares.

3. Pedagogo/a

Objetivo del puesto: Asistir al Juez/a para que las medidas impuestas consideren aspectos pedagógicos enfocados al interés superior del NNA.

Principales atribuciones:

1. Permanecer al servicio de los órganos jurisdiccionales asignados, de acuerdo a las necesidades del juzgado y sujetos al jefe administrativo del despacho.
2. Participar en representación del Juzgado en reuniones interinstitucionales y actividades educativas relacionadas con niñez y adolescencia y con adolescentes en conflicto con la ley penal, cuando el servicio lo permita.
3. Impartir Talleres y/o capacitaciones relacionados con niñez y adolescencia y adolescentes en conflicto con la ley penal en respuesta a solicitudes que hacen las diferentes instituciones educativas, previa coordinación del secretario/a del despacho con la Secretaría de Protección para la Niñez y Adolescencia y Justicia Penal Juvenil, siempre y cuando la carga de trabajo lo permita.
4. Brindar la atención con calidad y calidez a todas las personas usuarias del despacho judicial.
5. Apagar debidamente el equipo de oficina y aparatos eléctricos que tengan en uso, al finalizar la jornada laboral (Vg. computadora, impresora, fotocopiadora, aire acondicionado, calentadores, etc.)
6. Apoyar y colaborar en casos excepcionales con las demás unidades técnicas de trabajo, cuando sea necesario para garantizar un servicio efectivo y continuo.
7. Desarrollar todas las actividades inherentes al cargo y las que le asigne la Corte Suprema de Justicia por medio de normas legales, reglamentos internos, acuerdos y circulares.

4. Encargada/o del Área Lúdica

Objetivo del puesto: Ejecutar planes encaminados a organizar y controlar las actividades educativas y de entretenimiento dirigidas en beneficio del desarrollo y apoyo de los niños, niñas y adolescentes que se encuentren en el área lúdica del juzgado, velando por su seguridad, implementado para el efecto las medidas pertinentes para evitar accidentes.

Principales atribuciones:

1. Permanecer al servicio de los órganos jurisdiccionales asignados, de acuerdo a las necesidades del juzgado y sujetos al jefe administrativo del despacho.
2. Gestionar ante la Secretaría de Protección para la Niñez y Adolescencia y Justicia Penal Juvenil a través del Secretario/a del despacho, la adquisición de juegos, útiles, alimentos y mobiliario necesario para el desarrollo óptimo de las actividades del área lúdica del juzgado.
3. Decorar las instalaciones adecuadamente y controlar la limpieza y el orden de las mismas.
4. Apagar debidamente el equipo de oficina y aparatos eléctricos que tengan en uso, al finalizar la jornada laboral (Vg. computadora, impresora, fotocopiadora, aire acondicionado, calentadores, etc.)
5. Apoyar y colaborar en casos excepcionales con las demás unidades técnicas de trabajo, cuando sea necesario para garantizar un servicio efectivo y continuo.
6. Desarrollar todas las actividades inherentes al cargo y las que le asigne la Corte Suprema de Justicia por medio de normas legales, reglamentos internos, acuerdos y circulares.

Resuelva el crucigrama con base en los roles del despacho judicial.

Identifique a qué cargo o función corresponde cada descripción: